Als ondernemer stuur je regelmatig facturen. Een goede factuur zorgt dat je sneller betaald krijgt en voorkomt problemen met de Belastingdienst. Maar wat moet er precies op een factuur staan? In dit artikel vind je een factuur voorbeeld met alle verplichte gegevens, en tips om je facturen professioneel op te stellen.
In het kort
- Een factuur moet een aantal wettelijk verplichte gegevens bevatten, zoals je KVK-nummer, btw-id en een uniek factuurnummer.
- Vermeld de datum, omschrijving, bedragen exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
- Een gebruikelijke betaaltermijn is 14 of 30 dagen.
- Bewaar je facturen minimaal zeven jaar.
Verplichte gegevens op een factuur
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Factuurnummer | Uniek en opeenvolgend |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt |
| Jouw naam en adres | Je bedrijfsnaam en vestigingsadres |
| Naam en adres klant | De volledige naam en het adres van de afnemer |
| KVK-nummer | Je inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel |
| Btw-identificatienummer | Je btw-id, niet je burgerservicenummer |
| Omschrijving | Wat je hebt geleverd en de hoeveelheid |
| Leverdatum | De datum van levering of de periode van de dienst |
| Bedrag exclusief btw | Per tarief |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Bijvoorbeeld 21% of 9% |
| Totaalbedrag | Inclusief btw |
Factuur voorbeeld: de opbouw
- Bovenaan: je logo, bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-id.
- Daaronder: de naam en het adres van je klant.
- Het woord “Factuur”, met factuurnummer en factuurdatum.
- Een tabel met omschrijving, aantal, prijs per stuk en bedrag.
- Een overzicht met subtotaal, btw per tarief en totaalbedrag.
- Onderaan: de betaaltermijn, je IBAN en eventuele betalingskenmerk.
Betaaltermijn
Een gebruikelijke betaaltermijn is 14 of 30 dagen. Spreek je niets af met een zakelijke klant, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen. Bij grote bedrijven die een kleinere ondernemer betalen, geldt een maximale betaaltermijn van 30 dagen. Vermeld de betaaltermijn duidelijk op de factuur, bijvoorbeeld “Gelieve het bedrag binnen 14 dagen over te maken op rekening NL00 BANK 0000 0000 00, onder vermelding van het factuurnummer.”
Speciale situaties
In sommige gevallen moet er extra informatie op je factuur. Bij een verleggingsregeling vermeld je “btw verlegd” en het btw-id van je klant. Lees meer in ons artikel over btw verlegd. Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, dan vermeld je dat je bent vrijgesteld van btw. Wil je een factuur corrigeren, dan maak je een creditnota; die verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
Veelgemaakte fouten
- Geen of een dubbel factuurnummer.
- Je burgerservicenummer op de factuur in plaats van je btw-id.
- Geen duidelijke omschrijving van de levering.
- Btw-bedragen die niet kloppen met het tarief.
- Ontbrekende betaalgegevens.
Facturen bewaren
Je bent verplicht om je administratie, inclusief facturen, minimaal zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn. Bewaar facturen digitaal en overzichtelijk, bijvoorbeeld in je boekhoudprogramma.
Begin je net als ondernemer, lees dan ook ons artikel over ondernemen in Nijmegen. Wil je meer klanten bereiken, kijk dan naar de kosten van Google adverteren.
Factuur sturen en opvolgen
Stuur je factuur bij voorkeur direct na de levering, als pdf per e-mail. Zo heeft je klant hem snel en kan hij hem makkelijk doorsturen naar zijn administratie. Houd bij welke facturen zijn betaald en stuur een vriendelijke herinnering als de betaaltermijn is verstreken. Betaalt een klant ook na een tweede herinnering niet, dan kun je een aanmaning sturen en eventueel wettelijke rente en incassokosten rekenen. Bij particuliere klanten gelden daarvoor strengere regels, zoals een verplichte veertiendagenbrief. Wil je je klantenbestand uitbreiden, lees dan ook over adverteren op YouTube.
Veelgestelde vragen over facturen
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Onder andere een uniek factuurnummer, datum, je KVK-nummer en btw-id, de gegevens van je klant, een omschrijving en de bedragen met btw.
Wat is een normale betaaltermijn?
14 of 30 dagen. Zonder afspraak geldt 30 dagen.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Minimaal zeven jaar.